Виолина Коцева: Добрата комуникация, доверието, информацията и да си обичаш работата са най-важните елементи на професията на спедитора
Виолина Коцева е един от най-дългогодишните служители на Ойрошпед. Вече 30 години тя продължава да обича работата си на спедитор. От 15 години ръководи немския отдел в Ойрошпед, но се връща назад в миналото, за да си припомни пътя до тук.
Много или малко са 30 години на едно място и какво Ви задържа в Ойрошпед толкова време?
Много са – за човек, който гледа отстрани, но и малко – за човек, който е на моето място, защото на мен работата ми е много интересна и разнообразна и всеки ден се сблъсквам с нови предизвикателства. Сега съм в релации Германия, Дания и Швейцария, но съм работила и по Холандия, Австрия. Занимавала съм се и с транспорт на дрехи на закачалки, а в началото и с обработка на митнически пратки. Това беше първото предизвикателство за мен, тъй като съм завършила специалност Автоматика и системотехника в Техническия университет, а логистиката беше абсолютно нова за мен. Първоначално, с програмистката на фирмата Росица Бамбова
започнахме да правим програма за попълване на митнически декларации. Постепенно професията на спедитор ми стана много интересна и се превърнах от инженер в спедитор.
Преходът от Техническия университет, в който сте била асистент, наистина е необичаен. С какво Ви стана интересна професията на спедитора?
Бях асистент само една година. Исках да се занимавам с научна работа. Когато завърших обаче се оказа, че съм безработна, тъй като имах договор със завода в Правец, но те нямаха възможност да ме приемат на работа. Тогава беше много трудно за жена инженер. Чрез познати стигнах до интервю в Еуроспед. Г-н Стоян Стоянов, основателят на Ойрошпед, може би е видял потенциал в мен и ме предупреди: „Трябва да знаеш немски.“ Една година, докато бях и асистент на хонорар в ТУ, учих и немски в Института за чуждестранни студенти, всеки ден по 8 часа. Цял живот съм ползвала английски и преходът ми беше труден, защото немската граматика е по-сложна. После, с работата обаче, го научих.
Работата ми изглеждаше много интересна, защото дава възможност за общуване на различни езици и с много хора. Възможно е отстрани работата на спедитора да изглежда относително проста, но човек трябва да има много качества, за да е успешен в нея. Трябва да е комбинативен, умен да решава казуси и да взема бързо решения. Ежедневно се налага да се разрешават много и различни казуси. Често първото интуитивно решение, е най-добро, защото в него е вложен и личния опит, но това се трупа с годините.
Аз обичам предизвикателствата, обичам да научавам нови неща и да се развивам, както и да общувам с хора. Всичко това е част от професията на спедитора.
Как Ойрошпед Ви помогна да се развиете като професионалист и личност?
Навремето можеше да научиш тънкостите на професията само чрез менторство от опитен спедитор. За мен това беше г-н Стоянов. Заедно с управителя на Еуроспед Николай Ночев, сме негови ученици. Г-н Стоянов направляваше пътя ни, неговият положителен пример много е повлиял на моето професионално израстване. За съжаление го загубихме преди 3 години, но мога да кажа, че да работя за такъв човек, за мен беше привилегия.
Какво е най-голямото удовлетворение в работата за Вас през тези 30 години?
Доволните клиенти, позитивната обратна връзка и позитивните емоции от добре свършената работа. Също така, голямо удовлетворение е, когато спечелим клиент още след първата транспортна или логистична услуга. Не мога да не спомена и уважението на колегите и приятелската атмосфера, в която работим, въпреки че често нашата работа е напрегната и понякога доста изнервяща.
Каква е организацията в отдела, който ръководите? Какъв е Вашият подход към останалите колеги и като ръководител на този отдел?
Задачите се преразпределят според приоритетите и спешността им и ако някой има нужда от помощ или съвет, се опитвам да помогна доколкото мога. Подкрепям колегите и им помагам да се справят с ежедневните задачи, както и те ми помагат с моите задачи. Почти не остава работа за следващия ден, защото се стремим всичко да свършим в текущия ден. При нас е все по-трудно да се планира какво точно ще се случи през деня, защото работата е много динамична, не се знае кой клиент кога ще има поръчка и кога ще имаме трудности при намирането на превозно средство или с товарния капацитет. Клиентите очакват от нас не само финалната транспортна услуга, но и оптимално изгодна цена. Рецесията в Западна Европа повиши цените на превозите по внос. Ние трябва да намерим най-оптималния вариант, така че цените да останат горе-долу в същите рамки и да можем да бъдем достатъчно гъвкави, за да предложим бърза и качествена транспортна услуга.
Групажната линия от и до Австрия и Германия е първата, стартирана от Ойрошпед, още от началото на 90-те години.
Първият си транспортен урок получих именно в австрийския отдел заедно с колежката Росица Бамбова – как да превозя пратка от Австрия до България и от България до Австрия. Да се запозная с начина на работа, да бъда в ритъм с определянето на цените, търсенето на превозни средства и на товари. Работата ми в различни релации ме изгради като професионалист, защото по този начин мога да прогнозирам каква цена мога да дам, без да има наличен камион от определена точка в Европа до България. Ние не сме най-евтините на пазара, но предлагаме достатъчно качествена и адекватна транспортна услуга. Цената ни отговоря на качеството, което предлагаме, а то е високо.
Как си взаимодействате с немските си партньори и клиенти? Каква част от тях са дългогодишни или и там ситуацията е динамична?
Откакто съм в немския отдел, си партнираме с VTL, който през годините се утвърди не само като наш партньор, но ние вече сме и съдружници. Възлагаме на тях всичките си поръчки от Германия, включително малките пратки от 1 до 4 палета. В рамките на 24 часа придвижват пратките до нашия централен склад и от там всеки вторник и петък ги транспортираме до България. По износ от България, работим по същия начин. Пратките ни пристигат до централния склад на партньора ни в Германия и от там в рамките на 24 часа всеки клиент, независимо дали фирма или частен адрес, получава пратките.
В областта на дистрибуцията имаме ползотворно сътрудничество и с други големи спедиции, с които работим от години Техните групажни пратки пристигат в нашия склад и в рамките на 24 часа трябва да ги доставим в страната. С партньорите си взаимодействаме, за да предлагаме на клиентите нови услуги и да пазим и повишаваме качеството на услугата, тъй като конкуренцията в нашия бранш е доста голяма.
Едно от най-големите предизвикателства в работата Ви е непредсказуемостта. Какви други предизвикателства имате и как ги преодолявате?
Когато клиентът не те познава, трябва с един телефонен разговор или имейл да го спечелиш. Само 7% от възможностите за най-ефективна комуникация са в писмен вид, затова трябва да спечелим клиента с цена или с адекватна реакция на запитването му. Когато клиент ни се обади по телефона, трябва в първите 10 секунди вече да е положително настроен, за да може да изслуша нашето предложение. По телефона възможностите за успешна комуникация са около 30%. Така че, тук много важно е и качество на офертата. Това не е лесно, защото конкуренцията за немския пазар е огромна. Преди всеки може да е работил само с една спедиторска фирма, но благодарение на интернет клиентите проверяват цените на поне три места.
Кои са най-важните уроци, които сте научили през тези три десетилетия?
Информацията е най-ценното нещо в нашата професия. Защото какъвто и проблем да възникне по веригата – защото участват много хора от тръгването на една пратка до крайната ѝ дестинация, е важно във всеки един момент ние да знаем за това. Затова добрата комуникация, доверието, информацията и да си обичаш работата са най-важните елементи на нашата професия. Ако не обичаш това, което правиш и не идваш с желание на работа, просто нищо няма да се случи. Аз много си обичам работата си и тя ми е много интересна, дори и след 30 години. Чувствам се добре на мястото си.
А как преминава един типичен Ваш работен ден?
Сутрин си проверяваме пощата, която обикновено е с 30-40 имейла. Обсъждаме кои са най-важните задачи за деня. В момента например, сме част от проект по зареждане на магазини в България и той е свързан, както с навременното товарене, така и с навременното разтоварване, защото това са много срочни доставки. Трябва да видим кои са пратките, които ни предстоят, за да търсим превозни средства за тях, да предоставяме информация на клиентите за техните пратки и да даваме на оферти. Контролираме процеса на разтоварване на пристигналите камиони в склада и уведомяваме клиентите, че сме получили пратките им. Общуваме и с другите отдели, защото получаваме запитвания и за тях. Взаимодействаме и с отдели, които превозват пратки за трети страни като Грузия, Армения, Азербайджан и най-вече Иран. Целият ден е динамичен.
Когато работният ден приключи, всеки се връща към личния си живот. Вие как постигате баланс между работа и личен живот? Още повече, че след толкова време, предполагам, че те са дълбоко свързани.
Трудно ми е, защото вкъщи имам двама мъже, които изискват да съм усмихната и масата да е сложена с разнообразна и топла храна. Почивам си като пазарувам и готвя. Да направя нещо вкусно за ядене, ме разтоварва и зарежда. Събота и неделя обръщам внимание на семейството, излизаме сред природата на разходки и кратки екскурзии. Ходим до близък град, или местност около София или сме на Витоша. Любимо място ни е Кремиковският манастир.
Как бихте обрисували екипа на Ойрошпед и взаимоотношенията в него?
Това, което ни отличава, е, че имаме динамичен и млад екип с положителни личности и добри професионалисти. Ниесме колеги, но и приятели, защото в тази бързо променяща се среда е много важно, да имаш подкрепата на приятел. Разбира се, екипът се е променял през годините, но винаги съм работила с отзивчиви и интересни колеги в приятелска среда.
На какво се дължи постоянно разрастване на Ойрошпед? В началото е била първата частна спедиторска компания след 1989 г., но сега вече е водеща спедиторска компания в България с 12 дъщерни дружества.
Дължи се на управителите, на собствениците, на мениджърските решения, които се взимат в компанията. А също така и на подбора на професионални кадри, защото само с професионалисти можеш да осъществиш бизнес плановете си. Г-н Стоян Стоянов е поставил началото на Ойрошпед и благодарение на него и на г-н Явор Панталеев тя е това, което е в момента с подкрепата на мениджърите на другите дружества, които са в семейството. Трябва да спомена и приноса на Николай Ночев, който е от 32 години във компанията. Ние сме заедно с него толкова време, приятели сме и се подкрепяме във всичко. А когато имаш трудни моменти в работата, няма как да успееш без подкрепата на човека, който стои над теб.
Вие къде виждате себе си след 5 години?
Може би още ще съм тук. Може би ще има повече хора, ще имаме нови задачи, ще сме развили по-успешно нови релации, а в нашия отдел, в който сега сме трима, се надявам да сме шест или седем човека.
. 
